¿Qué son los libros de contabilidad?

Para comprender la contabilidad podemos explicarla como un proceso que se compone de las siguientes fases:

·       Recopilación y registro de la información

·       Estructurar y presentar la información

·       Análisis de la información

·       Uso de la información

De los pasos anteriores nos vamos a centrar en el primero. Específicamente la parte del registro.

Los movimientos financieros que se van presentando en una empresa como parte de sus actividades cotidianas, básicamente se resumen en dos:

·       Ingresos: dinero que entra a nuestra empresa.

·       Egresos: dinero que sale de la empresa.

Todos esos movimientos que ocurren tienen que registrarse de manera cronológica (es decir por fechas) en un libro contable llamado “libro diario”. La importancia de hacerlo es que nos permite tener la información registrada de forma ordenada.

Como ejemplo, veamos los movimientos que la empresa “aljua” realizó en el periodo del 1 al 15 de enero del 2025.

·       2 de enero, vendemos mercancía al contado por $200,000.00, nos pagan con transferencia bancaria..

·       3 de enero, compra de mercancía (100 cajas del producto A) por $50,000.00, se paga todo con transferencia bancaria.

·       7 de enero, compra de mobiliario y equipo por $80,000.00 pago con cheque.

·       10 de enero se vende mercancía por $30,000.00, nos la pagan con transferencia bancaria.

·       13 de enero compra de mercancía por $150,000.00 a crédito. 1000 piezas del producto “R”.

·       14 de enero venta de mercancía por $20,000 a crédito.

·       15 de enero venta de mercancía por $40,000.00, nos la pagan con transferencia bancaria.

Los registros que se hicieron en el libro diario son los siguientes:

Cada uno de los registros anteriores, se conoce en el lenguaje contable como “asiento diario”.

Ventajas del libro diario: nos permite conocer cada una de las transacciones con detalle.

Desventajas del libro diario: no nos permite obtener los saldos acumulados de cada una de las cuentas.  Por ejemplo, si el día 15 de enero deseamos saber nuestro saldo de la cuenta de Bancos, no lo podemos obtener en el libro diario, a menos que revisáramos todas los registros y hagamos las sumas y restas. Pero eso es poco práctico y para empresas con muchos registros eso sería muy complicado y tardado.

Precisamente por esa dificultad que se acaba de mencionar, es que existe otro libro contable conocido como el “libro mayor”.

El libro mayor permite llevar el registro acumulativo de cada una de las “cuentas contables” que se han utilizado para el registro de las transacciones.

Una herramienta muy utilizada para fines académicos es la llamada “cuenta T”, llamada así porque tiene la figura de una T Mayúscula.

En la parte de arriba de la cuenta T se pone el nombre de la cuenta, por ejemplo, “Bancos”. Del lado izquierdo de la cuenta T van los cargos y del lado derecho los abonos. En el caso de la cuenta de Bancos, por clasificarse como parte del activo, los aumentos se registran en el debe (cargo) y las disminuciones en el haber (abono).  

Utilizando la información de los asientos diarios, se procede a elaborar las cuentas de mayor.

Recordemos los asientos de diario, se ponen aquí con color para identificar con mayor facilidad su traslado a las cuentas T de mayor.

Las cuentas de mayor quedarían así:

Ya que sabemos lo que son las cuentas de mayor (cuentas T), ahora podemos comprender con facilidad lo que es el libro mayor. 

Se muestra el ejemplo de cómo quedaría el libro mayor de la cuenta de Bancos:

Ventajas del libro mayor: nos permite obtener los saldos acumulados de cada una de las cuentas.

Desventajas del libro mayor: nos permite conocer cada una de las transacciones con detalle.

Espero que lo aprendido hoy sea de mucha utilidad. Y para ponerla en práctica te invito a realizar un seguimiento de tus movimientos bancarios haciendo asientos de diario, cuentas T y el libro mayor.

¡Mucho éxito!