Las cuentas colectivas o de control

Imagina el siguiente escenario:

Emprendiste un negocio de comercialización de bolsas para dama, tu modelo de negocio es compra y venta al mayoreo. La cantidad mínima que vendes es de 20 piezas.

Actualmente tienes solamente 2 proveedores a los cuales les compras la mercancía cada dos semanas aproximadamente. El número de clientes de tu negocio actualmente es de 5. Las entradas y salidas de dinero las realizas con una sola cuenta bancaria.

Con este escenario, es relativamente sencillo llevar la contabilidad de tu negocio, ya que son pocos proveedores, pocos clientes y una cuenta bancaria.

Puedes identificar con claridad al proveedor A y B, así como a tus clientes M,N,O,P y Q. Saber los movimientos y saldos de cada uno de ellos sin mayor problema.

Ejemplo:

Durante el mes de enero le hiciste compras al proveedor A por un monto de $50,000.00, traía un saldo inicial de $30,000.00 y le pagaste $20,000.00 por lo cual su saldo actual es de $60,000.00

A tu proveedor B le debías al iniciar el mes $40,000.00, compraste $40,000.00 y pagaste $30,000.00, el saldo actual es de $50,000.00

En este supuesto es muy factible contar con una contabilidad individual, y se podrían presentar en el balance general así:

Pasivo circulante

Proveedor A $ 60,000.00

Proveedor B $50,000.00

Acreedores diversos $30,000.00 (esta cuenta y saldo se pusieron para fines del ejemplo)

Total pasivo circulante $140,000.00

Ahora bien, ¿qué ocurriría si en lugar de 2 proveedores tenemos 20, y los clientes no son 5 sino que son 50?

Ya no resultaría viable manejar cuentas individuales por la dificultad que representaría tanto su registro en los asientos de diario, libro mayor y elaboración del balance general.

Es por ello que existen las denominadas cuentas colectivas o de control, que permiten "acumular" los saldos de las cuentas individuales y presentarla como una sola.

Por ejemplo: nuestra empresa tiene 50 cuentas, se suman los cargos que tuvieron cada una durante el mes y se hace un solo saldo, supongamos que son $200,000.00, lo mismo se hace con los abonos, se suman todos y pensemos que hay un saldo total de $80,000.00

Entonces, utilizamos la cuenta colectiva o de control que se llama Clientes. Que tendría cargos por $200,000.00, abonos por $80,000.00 lo cual implica un saldo de $120,000.00

Con esto, en lugar de presentar 50 cuentas de clientes en el balance general se presenta solamente una. Lo mismo ocurre al hacer los asientos diario y libro mayor, no se ocuparían 50 cuentas, solamente con la de clientes basta.

En este ejemplo, en el balance general se presentaría así:

Activo circulante:

Caja $10,000.00

Bancos $40,000.00

Almacén $80,000.00

Clientes $120,000.00

Total activo circulante $250,000.00

Esto mismo aplica para otras cuentas colectivas o de control como pueden ser proveedores, acreedores, deudores y bancos.

Nota aclaratoria: existen las llamadas cuentas auxiliares, que sirven para llevar un control más detallado. Por ejemplo, la empresa llevaría una cuenta auxiliar para cada uno de sus clientes. Ya que de esas cuentas auxiliares se pasa la información a la cuenta colectiva.

Por ejemplo:

El día 30 de enero del 2025 nuestra empresa vendió mercancía a crédito de la siguiente forma:

Al cliente 1 $10,000.00

Al cliente 9 $5,000.00

Al cliente 41 $3,000.00

Al cliente 50 $2,000.00

Total vendido a crédito $20,000.00

Sí, se hace un asiento diario para cada una de las ventas, utilizando la cuenta colectiva: clientes. Es decir, ese día habrá 5 asientos contables, en cada uno de ellos se registrará un cargo por 10,5,3 y 2 mil respectivamente

Sí, se pasa cada uno de los movimientos a la cuenta de mayor, ocupando la cuenta colectiva: clientes.

En resumen las cuentas colectivas o de control, nos sirven para tener un registro global de aquellas cuentas en donde se manejan diversos auxiliares.

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