¿Qué son los asientos de ajuste?

Para entender lo que son estos asientos, vamos a poner un  ejemplo enfocado al ámbito del hogar, en donde debemos identificar con claridad la causa y el efecto.

Una familia decide hacer lo siguiente en el mes de enero del 2025:

• Pagó $12,000.00 de impuesto predial anual, es decir, que ya cubrió de enero a diciembre de este año (causa). Obtuvo un descuento  al hacer el pago anual por ello tomó esa decisión. Si se pagara mensualmente serían $14,000.00 en total lo que terminaría desembolsando.

• Dos integrantes de la familia reunieron el dinero necesario para adquirir un auto seminuevo, el cual se adquirió al contado, pagaron $250,000.00

• Se pagó de contado la póliza del seguro del auto por $8,100.00,  abarca un periodo de 12 meses.

• Los 5 integrantes de la familia aportaron dinero para crear un fondo de caja chica, el cual será utilizado para cubrir gastos ordinarios del hogar. La cantidad del fondo es de $3,000.00

• Se decidió adquirir algunos insumos no perecederos para todo el año, como son: papel de baño, servilletas, papel aluminio y bolsas para basura. El monto total de la compra fue de $9,000.00

• La familia es propietaria de un local comercial, lo rentan a una persona por un monto de $5,000.00 mensuales. Se elaboró el contrato por un año, pero la persona pagará mensualmente. El total del "adeudo" de esa persona es de $60,000.00  

  
  

Con la información anterior se puede entender que:

• Tiene derechos pagados por anticipado, por $12,000.00 que es lo correspondiente al predial.

• Tiene un activo fijo (auto) con valor a la compra de $250,000.00 pero que está sujeto a depreciación (pérdida de valor conforme pasa el tiempo).

• Tiene seguros pagados por anticipado por un monto de $8,100.00, también es en cierta forma un "derecho" con la particularidad de que es exigible solamente que se presenten determinadas contingencias.

• El fondo fijo alguien lo tendrá que administrar, en este caso se ha designado al hermano mayor para custodiar y administrar el fondo de caja, que son $3,000.00

• Los insumos no perecederos forman parte del "almacén de insumos" de la familia, se van a ir utilizando conforme se requieran.

• La persona a la cual se le rentó el local por un año, para fines prácticos es un deudor, que nos irá pagando la renta total de $60,000.00 en parcialidades mensuales de $5,000.00

  
  

Ahora sí, aquí viene la utilidad de los asientos de ajustes. Ya que la información anterior se tiene que ir actualizando contablemente cada cierto periodo, vamos a ponerlo de forma mensual para que se entienda mejor.

En febrero la cuenta de derechos pagados por anticipados, bajaría su saldo de $12,000.00 a $11,000.00, debido a que ya transcurrió un mes y el derecho de ese periodo ya fue utilizado, devengado o incurrido. Seguimos teniendo derechos del predial pagado, pero de la parte que aún no transcurre.

Pregunta - Al concluir el sexto mes efectivo- es decir julio del 2025, ¿cuál sería el saldo de esta cuenta de derechos pagados por anticipado?

a) $12,000.00

b) $9,000.00

c) $6,000.00

La opción correcta es la C, ya que transcurrieron ya 6 meses efectivos, por lo cual nuestro derecho ya no son $12,000.00, sino que ahora son solamente 6. Ocurre prácticamente lo mismo con el tema del seguro del auto que se pagó, solamente que la cuenta a utilizar es seguros pagados.

El auto que se adquirió, conforme pasa el tiempo va disminuyendo su valor, pensemos que cada mes se deprecia un 2%, entonces calculamos el 2% del valor original del auto y nos da un resultado de $5,000.00 mensuales, lo que significa que en febrero el auto tiene un valor de $245,000.00

Pregunta - ¿Cuál sería el valor del auto una vez que transcurrieron 10 meses efectivos después de la compra?

a) $200,000.00

b) $180,000.00

c) $50,000.00

Si multiplicamos la depreciación mensual de $5,000.00 por 10 meses transcurridos nos da un total de $50,000.00 depreciados, que al restarlos al valor original de $250,000.00 nos da un valor actual de $200,000.00

En el mes de marzo, se tienen que pagar unos gastos del hogar por $2,500.00, así que se hace una revisión de lo que se tiene disponible en el fondo de caja chica (eso se conoce como arqueo de caja) y se detecta que no hay gastos cubiertos en ese mes y en lugar de los $3,000.00 que tenían que estar solamente hay $2,000.00

La persona que administra el fondo no muestra evidencias que sustenten la diferencia, por lo tanto ella tendrá que pagar el faltante así que se registra contablemente como deudor diverso por un monto de $1,000.00

En el caso de los insumos, de igual forma en la medida que se vayan utilizando su saldo tendrá que ir disminuyendo contablemente. Lo mismo con el deudor de la renta, cada mes su saldo total irá disminuyendo de acuerdo con lo que va pagando.

Una vez que ya sabemos lo que son y para qué sirven los asientos de ajuste,  podemos responder el siguiente cuestionamiento:

¿Cuál sería la consecuencia de no realizar los asientos de ajuste?

Sencillamente la consecuencia es no tener actualizada nuestra información contable, con todo lo que ello implica, porque esta información es la que se presenta en los estados financieros, así que las consecuencias pueden ser graves.

En cambio, retomando el ejemplo, con los asientos de ajuste realizados adecuada y oportunamente, cada mes que esta familia se haga su reunión para revisar las finanzas podrá saber su información actualizada.

Aclaración importante: los asientos de ajuste son para actualizar o precisar el saldo de las cuentas.

Los asientos de ajuste NO SON PARA CORREGIR ERRORES.

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